Choć list przewodni (cover letter) sam w sobie nie przesądza o decyzji publikacyjnej, redaktorzy czasopism naukowych zgodnie podkreślają, że ma on istotny wpływ na pierwsze wrażenie związane z przesyłanym tekstem. Nierzadko jest to również pierwszy dokument, który trafia przed oczy redaktora – jeszcze przed lekturą abstraktu czy samego artykułu. W praktyce staje się punktem wyjścia dla wstępnej oceny zgłoszenia.
Znaczenie cover letter rośnie zwłaszcza w przypadku czasopism z obszaru humanistyki i nauk społecznych. W tych dziedzinach wartość artykułu rzadziej sprowadza się do bezpośredniej prezentacji wyników badań – jak często bywa w naukach ścisłych – a częściej zależy od sposobu zdefiniowania problemu, przyjętej perspektywy teoretycznej czy logiki wywodu.
Dlatego, jak podkreśla wielu redaktorów, warto skupić się na przygotowaniu dobrego listu przewodniego nawet wówczas, gdy czasopismo tego nie wymaga!
1. Po co właściwie jest list przewodni?
Emilie Wang z wydawnictwa Elsevier – którego czasopisma naukowe otrzymują ponad 3 miliony zgłoszeń rocznie – zauważa, że „choć wiele etapów procesu zgłaszania artykułu ma charakter bezosobowy – co dobrze oddaje realia naszych czasów – list przewodni stanowi wyjątkową okazję, by bezpośrednio powiedzieć coś redaktorowi.”1
Inaczej mówiąc, list przewodni pełni rolę „pomostu” między autorem a redaktorem prowadzącym. Jak podkreśla Ben Mudrak z American Journal Experts, „list przewodni bynajmniej nie jest zwykłą formalnością; należy go pisać z równą, a być może nawet większą dbałością niż tekst samego artykułu.” 2Pamiętajmy, że nie chodzi tu o streszczenie pracy – od tego jest abstrakt! Chodzi o przekonanie redaktora, dlaczego warto opublikować nasz tekst.
Główne funkcje cover letter to:
- Wyjaśnić, dlaczego artykuł jest ważny i aktualny.
- Wskazać, jak artykuł wpisuje się w profil danego czasopisma lub toczącą się w nim dyskusję.
- Pokazać, że autor rozumie misję i odbiorców pisma.
- Potwierdzić, że tekst spełnia wymogi formalne (oryginalność, brak równoległego zgłoszenia lub konfliktu interesów).
Taylor & Francis, brytyjski wydawca książek i czasopism naukowych, podkreśla, że „starannie napisany list przewodni może zwiększyć szanse, że Twój artykuł przejdzie do kolejnego etapu procesu oceny.”3 To samo przeczytamy na stronie Springera, wydawcy prestiżowego tygodnika Nature: „Dobry listy przewodni pomoże Ci ‘sprzedać’ swój artykuł redaktorowi czasopisma.”4
Wydawcy i redakcje czasopism nie bez powodu podkreślają znaczenie a. W praktyce redaktor często decyduje, czy wysłać tekst do recenzji głównie na podstawie treści zawartych w liście. Co więcej, jak dodaje cytowana już Emilie Wang z Elseviera, „w wielu czasopismach standardową praktyką jest przekazywanie listu przewodniego także recenzentom”, którzy na tej podstawie mogą lepiej zrozumieć szerszy kontekst artykułu.
2. Porady praktyczne – jak zwiększyć szansę na pozytywną decyzję redaktora
1. Zadbaj o podstawowe elementy
We wszystkich dostępnych poradach na temat przygotowania cover letter powtarzają się następujące, obowiązkowe elementy:
- Zwrot do konkretnych redaktorów z imienia i nazwiska – redaktora prowadzącego lub naczelnego.
- Wskazanie nazwy czasopisma, a także tytułu konkretnego numeru (zwłaszcza w kontekście odpowiedzi na Call for Papers).
- Potwierdzenie kwestii proceduralnych: unikalności materiału i zgody wszystkich współautorów na zgłoszenie. Springer wskazuje, że każdy list przewodni powinien zawierać 2 zdania:
- We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal.
- All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [wstaw nazwę czasopisma].
- Potwierdzenie braku konfliktu interesów. Wystarczy proste zdanie:
- To the best of our knowledge, the authors have no conflict of interest, financial or otherwise.
- Wzmianka o kwestiach etycznych, jeśli ma to znaczenie dla Twojej dziedziny.
- Krótkie podziękowanie redakcji za rozważenie przesłanego tekstu – na zakończenie listu.
2. Dostosuj list do konkretnego czasopisma, zachowaj indywidualność
Unikaj posługiwania się szablonami listów przewodnich. Choć mogą one pomóc w zrozumieniu ogólnych konwencji tej formy wypowiedzi, Twój własny list powinien zachować wyraźnie indywidualny charakter, aby spełnił swoją funkcję. Warto zadbać o:
- Uzasadnienie dopasowania tekstu do profilu czasopisma.
- Wyraźne odniesienie do ostatnich numerów lub bieżącej dyskusji prowadzonej na łamach czasopisma.
- Nawiązanie do tematyki zgodnej z profilem pisma, zwłaszcza zagadnień rzadziej w nim omawianych, lecz mieszczących się w jego misji.
- Uwypuklenie aktualności tekstu, zwłaszcza w kontekście bieżących debat, zjawisk społecznych, politycznych lub kulturowych.
- Zwięzłe wskazanie oryginalnego wkładu (contribution) na tle stanu badań oraz znaczenia teoretycznego, metodologicznego lub empirycznego artykułu.
- Zaznaczenie potencjału debatotwórczego, wskazanie, jakie pytania lub dyskusje artykuł może otworzyć lub uporządkować.
- Informację o rzetelności i unikalności materiału badawczego, jeśli stanowi on istotny atut tekstu.
Należy też sprawdzić, czy czasopismo określa konkretne wymagania dotyczące cover letter. Jeśli tak – trzeba je koniecznie spełnić! Jak słusznie zauważa Tonya Thompson z Servicescape, „jeśli pominiesz informacje, o które prosi redakcja, możesz osłabić swoją wiarygodność jako badacza jeszcze zanim ktokolwiek zajrzy do Twojego artykułu.”5 Innymi słowy, zignorowanie instrukcji redakcyjnych może prowadzić do desk rejection – czyli odrzuceniem artykułu przed wysłaniem go do recenzji – niezależnie od wartości merytorycznej samego artykułu.
3. Pilnuj poprawności językowej i trzymaj się zwięzłości
List przewodni musi być wolny od błędów językowych i literówek. Nawet drobna pomyłka może obniżyć Twoją wiarygodność w oczach redaktora – jeśli cover letter, czyli dokument mający „sprzedać” Twój tekst, jest przygotowany niedbale, łatwo założyć, że podobnie wygląda cały artykuł.
Pamiętaj, że redaktorzy otrzymują ogromną liczbę listów i artykułów, dlatego im krótszy i mniej rozwlekły tekst, tym lepiej. Wydawnictwa i czasopisma zwykle zalecają 150–200 słów. Dłuższe listy, sięgające 300 słów, bywają akceptowane, ale należy to do rzadkości.
4. Zachowaj profesjonalny ton, unikaj „reklamowania” swoich badań
Unikaj przesadnej autopromocji, opisywania swoich badań lub perspektywy jako „novel”, „first ever”, „paradigm-changing”, „unprecedented”, „groundbreaking” czy „revolutionary”.6 Redaktorzy czasopism odbierają takie zwroty jako przesadzone, a przede wszystkim świadczące o tym, że nie potrafisz obiektywnie ocenić wartości własnej pracy. Lepiej postawić na zwroty typu „rarely discussed”, „insufficiently addressed”, „refining current understanding of…” czy „contributing additional evidence to…”. Oczywiście używajmy takich zwrotów tylko wówczas, gdy mamy pewność, że są prawdziwe, a nie na wyrost.
5. Skonsultuj swój list z inną osobą
Warto pokazać swój list komuś innemu – w końcu piszesz do odbiorcy, a nie tylko do siebie. Najlepiej, żeby była to osoba o podobnych zainteresowaniach badawczych, ale mniej zorientowana w Twoim konkretnym temacie. Taki czytelnik z pewnością wychwyci fragmenty brzmiące niejasno, zbyt ostro, zbyt skromnie albo przesadnie. Powie też, czy Twój list jest faktycznie przekonujący. A jeśli nadal będziesz mieć wątpliwości, możesz skorzystać z pomocy profesjonalnych redaktorów.
3. Czego unikać? Najczęstsze błędy
Zgodnie z rekomendacjami wydawnictw i redaktorów należy unikać:
- Zbyt długiego streszczenia pracy, zwłaszcza kopiowania abstraktu.
- Żargonu i akronimów, czyli słownictwa utrudniającego odbiór.
- Korzystania z gotowych szablonów zamiast gruntownego przemyślenia, co chcemy powiedzieć.
- Subiektywnych i przesadnych ocen własnych badań, a także czasopisma (np. your esteemed/prestigious journal7).
- Informacji niezwiązanych z artykułem, takich jak motywacje osobiste, przyznane granty itp.
- „Rzucania nazwiskami” (name-dropping), czyli wyliczania kogo się zna i z kim się współpracowało.
- Krytykowania innych czasopism czy recenzentów, którzy wcześniej odrzucili tekst.
- Żartobliwych/humorystycznych sformułowań – nigdy nie wiadomo, jak zostaną one odebrane, mogą też świadczyć o niepoważnym potraktowaniu zgłoszenia.
4. Różnica między abstraktem a listem przewodnim
Pamiętaj, że list przewodni nie może powielać treści abstraktu, gdyż pełni inną funkcję. Abstrakt streszcza, o czym jest artykuł, list przewodni wyjaśnia, dlaczego to ważne. W liście przewodnim nie skupiamy się na szczegółach teoretycznych czy metodologicznych, ale pokazujemy związek naszego artykułu z profilem czasopisma. Abstrakt i list przewodni wspólnie tworzą przekonującą wizytówkę publikacji.
W poniższej tabeli podsumowujemy najważniejsze różnice między tymi dwoma rodzajami dokumentów.
Abstrakt i list przewodni – główne różnice
| Element | Abstrakt | List przewodni |
| Cel | Przedstawienie treści artykułu: kontekstu teoretycznego/empirycznego, hipotez, metod, wyników. | Przekonanie redaktora, że warto opublikować artykuł. |
| Adresat | Czytelnicy, inni badacze, bazy indeksacyjne i wyszukiwarki. | Redaktor prowadzący, recenzenci. |
| Styl | Obiektywny, rzeczowy, informacyjny. | Uprzejmy, profesjonalny, lekko perswazyjny. |
| Czego unikać | Długich opisów, opinii, kontekstu osobistego. | Powtarzania abstraktu, przesadnych sformułowań i „rzucania nazwiskami”. |
| Typowe elementy obowiązkowe | Najważniejsze wyniki badań; kluczowe liczby/fakty. | Tytuł artykułu, uzasadnienie dopasowania do profilu czasopisma, potwierdzenie oryginalności i braku konfliktu interesów. |
| Długość | 150–300 słów (zależnie od wytycznych czasopisma). | Zwykle 150–200 słów (2–3 krótkie akapity). |
Podsumowanie
Dobrze przygotowany list przewodni to narzędzie strategiczne – krótkie, ale wpływowe. Pozwala redaktorowi szybko zrozumieć znaczenie i wartość artykułu, a autorowi zaprezentować profesjonalizm i świadomość kontekstu publikacyjnego. Dla polskich badaczy chcących skutecznie publikować za granicą to jeden z najprostszych sposobów, by zwiększyć szanse na przyjęcie tekstu do recenzji, a następnie do publikacji.
Jan Burzyński
***
Chcesz otrzymać bezpłatny e-book Grupy Mowa?
Zapisz się do naszego newslettera, klikając tutaj.
- Emilie Wang, „How to prepare a cover letter for journal submission”, Elsevier Author’s Update 2024, https://www.elsevier.com/connect/dear-editor-we-enclose-our-paper-for-your-kind-consideration.
↩︎ - Ben Mudrak, „Writing a cover letter”, American Journal Experts, https://files-aje-com.s3.amazonaws.com/www/row/_assets/docs/Writing-a-cover-letter-AJE-2015.pdf.
↩︎ - „How to write a cover letter for journal submission”, Taylor & Francis, https://authorservices.taylorandfrancis.com/publishing-your-research/making-your-submission/writing-a-journal-article-cover-letter/.
↩︎ - „Cover letters”, Springer, https://www.springer.com/gp/authors-editors/authorandreviewertutorials/submitting-to-a-journal-and-peer-review/cover-letters/10285574?srsltid=AfmBOoo7U68c2mgPwQKdwIxuF8Ww_JUMPzhdIiMbhYjUVIl5IQ3LUHOx&.
↩︎ - Tonya Thompson, „5 Tips for Making the Most of Your Journal Submission Cover Letter”, Servicescape Blog 2019, https://www.servicescape.com/blog/5-tips-for-making-the-most-of-your-journal-submission-cover-letter.
↩︎ - Część tych określeń została zaczerpnięta z „How to Write a Cover Letter for Journal Submission”, Wordvice Blog 2024, https://blog.wordvice.com/journal-submission-cover-letter/.
↩︎ - Zob. Caryn Jones, „Writing effective cover letters for journal submissions”, Think Science, https://thinkscience.co.jp/en/articles/writing-journal-cover-letters. ↩︎